afspraken: van behoefte tot uitvoering



Afspraken: van behoefte tot uitvoering

 

Binnen organisaties worden er dagelijks afspraken gemaakt. Maar het blijkt in praktijk vaak een hele klus om de nood die er gelenigd moet worden met behulp van afspraken tot een goed einde te brengen.
in dit artikel werk ik uit welke elementen belangrijk zijn om tot goede afspraken te komen die ook effectief uitgevoerd worden.

Onderscheid tussen regels en afspraken

Het is opvallend hoe vaak het voorkomt dat regels afspraken genoemd worden. Er is nochtans een belangrijk onderscheid. Regels worden opgelegd door anderen. Afspraken worden in overleg gemaakt. In dit overleg hebben alle betrokkenen recht van spreken. En bovendien kunnen alle betrokkenen op eender welk moment de afspraak herroepen; zij het dat dit moet gebeuren met al de betrokkenen die mee de afspraak gebouwd hebben.

Wat regels betreft zijn volgende vuistregels belangrijk:

  • Hoe minder regels hoe beter
  • Regels die je nodig acht, moet je opvolgen
  • Denk aan voorbeeldgedrag
  • Noem een regel geen afspraak

Wat afspraken betreft. Het maken van afspraken komt voort vanuit de behoefte tot afstemming van het handelen. Afspreken is dus spreken over afstemming.

Welk soort afspraak is nodig?

Voor je begint met het maken van een afspraak, moet je eerst nadenken over welk soort afspraak je nodig hebt. Moet je het eens worden over een principe dat je toepast in het handelen of spreek je af hoe je dient te handelen. Naar mijn ervaring wordt er al te gemakkelijk overgegaan tot afspreken hoe je dient te handelen. Dit soort fijnmazige afspraken worden vaak als knellend ervaren, waardoor het risico dat de afspraak niet correct wordt toegepast, toeneemt.

Een voorbeeld: in een residentiële setting voor jongeren hanteert men vaak het uitgangspunt dat de verschillende begeleiders “aan één koord moeten trekken”. Dit vertaalt zich vaak in tal van afspraken. Maar welk soort afspraak heb je nodig? In de praktijk worden tal van afspraken gemaakt die beschrijvingen zijn van hoe er gehandeld moet worden. “Bij te laat thuis komen moet de jongere een avond op de kamer”, is er zo eentje. Dit brengt begeleiders nog al eens in de knel. Denk maar aan de jongere die te laat komt, en een heel verhaal heeft hoe hij onderweg gepest is.
Het is interessanter om een afspraak te maken over het principe. Je kan kiezen voor “ sancties moet herstelgericht zijn” of “sancties moeten ongewenst gedrag negatief bekrachtigen”. Beide zijn instruerend voor de begeleiders in het dagdagelijks handelen, en afhankelijk van welke van beide je kiest zullen er verschillende sancties uitgewerkt worden. Maar beide creëren ruimte voor autonoom handelen.

Het bouwen van de afspraak

Wanneer je heldere hebt welk soort afspraak je nodig hebt kan je starten met het bouwen van de afspraak. Op dit moment zijn de perspectieven van alle betrokkenen relevant. Het is dus van wezenlijk belang dat iedereen inbreng doet. Wanneer er betrokkenen zijn die niet participeren in het gesprek, moeten ze geactiveerd. In dit gesprek moeten alle elementen gewogen, eventueel verbinding gezocht met andere bestaande afspraken en onderzocht hoe een afspraak ontwikkeld kan die past binnen de visie van de organisatie.

Het statuut van dit gesprek moet ook duidelijk zijn. Dit gesprek bindt alle betrokkenen; het handelen zal er door bepaald; hetgeen ontwikkeld wordt heeft kracht van wet.
Te vaak wordt in dit gesprek een soort vrijblijvendheid geaccepteerd. Wanneer deze vrijblijvendheid kan, zal je zien dat betrokkenen zich niet engageren in het gesprek. Het maakt niet uit welke afspraak gebouwd wordt, men handelt later toch naar eigen goeddunken.

Het kan nuttig zijn om een afspraak te voorzien van een houdbaarheidsdatum. Hiermee word bedoeld dat er bij het maken van de afspraak reeds vastgelegd wordt wanneer de afspraak geëvalueerd wordt. Dit is zeker zinvol wanneer er twijfel is over de kwaliteit van de afspraak of twijfel over de impact van de toepassing.

Het toepassen van de afspraak

Zoals reeds gezegd bindt de afspraak alle betrokkenen en heeft kracht van wet. De afspraak dient  onverkort uitgevoerd. Belangrijk hierbij is dat afspraken die een soort oriënterend principe beslaan makkelijker aan te houden zijn dan afspraken die een concrete handelswijze inhouden. Dit omdat de concrete handelswijze die rond de tafel bedacht is, niet altijd bestand is tegen de diversiteit van de context waarbinnen deze handelswijze moet toegepast.

Het bijsturen van de collega

Het is des mensen dat je al eens iets vergeet, dat afspraken niet altijd even correct worden uitgevoerd of dat een bepaalde afspraak je niet echt ligt. Wie dit het eerst opmerkt is de collega. Je mag van deze verwachten dat hij/zij je attent maakt op de correcte afspraak.

Op veel werkplekken gebeurt dit niet. Met alle gevolgen van dien. Afspraken bestaan in tal van varianten, ieder handelt naar eigen goeddunken, men engageert zich niet meer in het gesprek waar afspraken gebouwd worden. Frustratie en wrevel nemen de bovenhand.

Het moet dus deel uitmaken van het professioneel handelen dat collega’s mekaar aanspreken op het professioneel haldelen. Als dit geen deel uitmaakt van de professionele norm, ontbreekt één van de belangrijkste steunpilaren van het afsprakenkader.

Het bijsturen van de afspraak

Afspraken zijn geen stenen tafels. Iedereen die meegebouwd heeft aan een afspraak heeft het mandaat om een vraag te stellen om de afspraak te herzien. Het herzien van de afspraak moet wel gebeuren op hetzelfde forum als waar de afspraak gebouwd is. Het aangegane engagement heeft als consequentie dat een afspraak niet eenzijdig kan opgezegd worden.
Redenen kunnen zijn: de noodzaak bestaat niet meer, er is nieuwe informatie beschikbaar die moet meegenomen in een nieuwe afspraak, er is een ongewenste impact bij toepassing of er worden moeilijkheden ervaren in het toepassen.