Het SDRPI-model als frame voor afstemming tussen functies of diensten
Inleiding
Het SDRPI-model is een model waarmee je de teamwerking kan uitlijnen. Je kan hier meer over lezen in het artikel “ het teamdoelmatigheidsmodel SDRPI”. Je kan de structuur die in het model ingebouwd zit ook gebruiken om de samenwerking tussen de verschillende functies en/of diensten binnen een organisatie uit te werken. In onderstaand artikel werken we een leidraad uit voor het gesprek tussen mensen die vanuit verschillende functies en/of diensten binnen een organisatie samenwerking gestalte moeten geven. Daaraan koppelen we nog enkele beschouwingen.
Voor het gemak spreken we verder enkel over functies, maar de gehele oefening kan ook tussen diensten gebeuren.
De verschillende stappen
Zoals eerder beschreven werkt het model hiërarchisch. Dit betekent dus dat je bij de S begint en de letters vervolgens afwerkt.
Daarnaast wordt de I ( interpersoonlijke relaties) niet bewerkt. Zij worden beschouwd als resultante van de kwaliteit van uitwerking van de voorgaand letters.
S de context van de verschillende functies
De context van de verschillende functies binnen een organisatie is deels gelijk ( men is werkzaam binnen dezelfde organisatie) maar deels verschillend. Men kan deel uitmaken van een verschillend departement, er kan een andere aansturing zijn. Wie gebruik maakt van de diensten geleverd door de functie is ook een verschillend context-gegeven. Het kan zelfs zijn dat de ene functie deel uitmaakt van de doelgroep van de andere functie. Het zicht geven op mekaars context is dus de eerste stap in het gesprek.
D het doel van de functie
Waarom is de functie in het leven geroepen? Wat is het doel? Welk is de professionele norm, op welk resultaat wordt men afgerekend? Dit verhelderen naar mekaar en onderzoeken waar doelen met mekaar verweven zijn is de doelstelling van deze stap. Het is ook relevant om mee te nemen in dit deel van het gesprek welke de missie-realiserende doelen zijn en welke doelen eerder voorwaardenscheppend zijn.
R welke rollen zijn er nodig?
Rollen mag je beschouwen als een klustering van taken. In het artikel waarin we het SDRPI-model uitwerkten voegden we ook het belang van helderheid met betrekking tot en nood aan gepaste bevoegdheden toe aan het model. Deze stap in het gesprek richt er zich vooral op wat je van mekaar nodig hebt om je eigen opdracht te kunnen realiseren. Het uitklaren van mandaat en de verhouding tussen de verschillende mandaten is belangrijk .
P procedures
Als je helder hebt binnen welke (verschillende) context jullie werkzaam zijn, welke opdrachten beide functies moeten realiseren, welk mandaat jullie hebben en wat jullie van mekaar nodig hebben, kan je beginnen aan het bouwen van samenwerkingsafspraken. (we verwijzen hiervoor graag naar het artikel “ afspraken, van behoefte tot uitvoering”.)
Enkele reflecties
Het hoeft geen betoog dat om deze leidraad te kunnen volgen de verschillende functies helderheid moeten hebben over de eigen opdracht en bijhorende bevoegdheden. Een open deur zal je denken, maar ervaring leert dat dit in organisaties vaak niet is uitgewerkt. Deze troebelheid is vaak bron van conflicten .
Het model is erg pragmatisch en gericht op het in orde zetten van de samenwerking. Een samenwerking die uitgewerkt moet worden, een samenwerking waar wat ruis op zit. Het model is niet altijd bruikbaar wanneer er conflicten gaande zijn. Bij geëscaleerde conflicten dienen er eerst vanuit de organisatie tussenkomsten te gebeuren die de escalatie stoppen en de emotionele lading wat laten zakken.
Deze leidraad kan gebruikt worden om de samenwerking tussen diensten en functies uit te klaren. Kan ook gebruikt om de samenwerking tussen team en leidinggevende helder te krijgen. Dit zijn allemaal interne samenwerkingen, samenwerking binnen een organisatie. Maar er is geen enkele reden om deze leidraad niet te gebruiken om samenwerking met een externe dienst gestalte te geven.